Bestellwesen Einkauf
2.1 Stammdatenverwaltung Einkauf
• Lieferantenstammdaten verwalten
– nach Zuständigkeit getrennt
– Einkauf und Buchhaltung
– Zahlungsbedingungen
– Lieferbedingungen
– Versandarten
– mehrere je Lieferant: Währungen Mehrwertsteuersätze Lieferadressen
– Bonusstaffeln
– Sprachenschlüssel
– Lieferantenbewertung (Liefer-, Preis-, Qualitätsmoral)
– Zusatzinformation und Texte für Texterverarbeitung und Kommunikation
– Beliebige Anzahl Ansprechpartner jeweils mit Abteilung, Telefon, Fax und e-Mail
2.2 Anfrage
• Anfrage erstellen
– an beliebig viele Lieferanten
– mit Standard- / Individualkopftexten
– mit Standard- / Individualposten- texten
– Sammelanfragen an ausgewählte Lieferanten (Brief, Fax, e-Mail)
• Anzeige / Ausdruck der offenen Anfragen über Selektionskriterien
– nach Angebotsabgabetermin
– nach Artikel
– nach Lieferant
– nach Sachbearbeiter
• Archivierung der Anfragen
• Verwaltung von
– Preislisten
– Sonderpreisen
– Automatikfunktionen zur
– Preispflege
• Unterstützung von Angebotsvergleichen
– Preis, Zahlungsbedingungen
– Lieferbedingungen
– Materialart und Qualität
• Erstellen Absageschreiben nach Angebotsvergleich
• optional Archivierung mit Bezug auf die Anfrage
OGS Detail
• Verwaltung von Gesamtmengen- / Gesamtwertkontrakten
– feste Gesamtabnahmemenge der Artikel einer Artikelgruppe, freie Aufteilung der Gesamtabnahmemenge auf die einzelnen Artikel
– feste Gesamtabnahmemenge mehrerer definierter Artikel, freie Aufteilung der Gesamtabnahmemenge auf die einzelnen Artikel
2.4 Bestellverwaltung
• Bestellvorschläge über Postkorb zur Verfügung stellen
– aus Materialdisposition
– aus Materialprognosen
– manuelle Benutzeranforderung
• Übernahme der Bestellvorschläge in Bestellung mit Änderungsoption
• Unterschiedliche Bestellarten verwalten
– normale Bestellung mit änderbarer Bewertung / Kontierung
– Fremdvergabe mehrerer Fertigungs- oder Kundenaufträge in einer Bestellung
– abweichender Wareneingang oder Qualitätsprüfung
– Lieferpläne / Abrufbestellungen
– Kundenbeistellung
– Dienstleistungsbestellung
• Unterschiedliche Liefertermine, Anlieferorte je Bestellposition
• Unterstützung von dynamischen Bestellstücklisten (mit Vorschlag)
2.5 Budgetierung
• Kostenstellen und projektbezogene Einkaufsbudgets als Planvorgaben und zur Freigabesteuerung
• Planung Periodenbezogen
• automatische Freigabe innerhalb der Budgetgrenzen
• Genehmigungsverfahren bei Budgetüberschreitungen
• permanente Überwachung je Kostenstelle oder Projekt
2.6 Lieferantenauswahl
• Lieferantenauswahl
– manuell
– aus vorgeschlagenen Kontrakten und Lieferplänen
– letzte Lieferung
– Preis-, Lieferzeit-, Qualitätspriorität
• Preiskomponenten je Artikel
– Mengenrabatte
– Teuerungszuschläge
– Mindermengenzuschläge
– Bezugskosten
2.7 Bestellbeschreibung
• Bestellaufbereitung
– durch Standardtexte
– durch Anfragedaten
– durch Lieferantendaten
– durch Kundenauftragsdaten
– durch lieferanteneigene Bezeichnung und Art.- Nummer
• Versenden der Bestellung über Formular, Fax, e-Mail und EDI
• optional Warenbegleitschein
• Archivierung der Bestellungen
2.8 Bestellüberwachung
• Bestellstatus nach versch. Kriterien:
– erfasst, freigegeben, gedruckt bestätigt, terminverschoben, geliefert
• Lieferterminüberwachung
– Bestellterminübersicht
– Lieferterminübersicht
– Abweichungsanalyse Soll/ Ist
– Wiederbeschaffungszeianalyse
• offene Lieferungen nach Kriterien
– Lieferterminbereich
– Artikel (Artikelgruppe)
– Eingangswerk / -tor
– Sachbearbeiter, Lieferant
– int. / ext. Bestellverursacher
2.9 Wareneingang
• Wareneingänge nach verschiedenen Bewegungsarten:
– Wareneingang OK / unter Vorbehalt
– mit oder ohne Bestellung
• Zuordnung von Chargen und Seriennummern
• Drucken von Wareneingangs- aufklebern mit Datum, EAN-Code, Charge etc.
• Erzeugung von
– Wareneingangsschein Material
– Wareneingangsschein Finanz
– Transportpapier
– Prüfbericht
– Rücklieferschein
• Identifikation der Bestellung über
– Bestell- / Lieferantennummer
– Artikelbez. / Lieferantenname
– Liefertermin
• Rücklieferungen von
– Einzelpositionen
– Teilmengen
• Wareneingang auf Sperrlager
• Wareneingang auf Verteilerlager
2.10 Rechnungsprüfung
• Wareneingänge u. Rechnungseingänge je Bestellposition prüfen
• Diff. zwischen Bestellung u. Rechnung
– Mengendifferenzen
– Wertdifferenzen (immer/Wertabh.)
– optional autom. Belastungsanzeige
• Bewertung wahlfrei zum Lieferzeitpunkt oder zur Rechnungserstellung
• Prüfung der Buchungsperiode
• Sperrung oder Gegenbelastung
– Mengen- / Preisdifferenzen
– Qualitäts- / Terminmängel
• Abwicklung von Eingangs- rechnungen ohne vorliegende Bestellung
• Bezugsnebenkosten
– zu späterem Zeitpunkt erfassbar
– nach Umlageschlüssel verteilbar
• Mehrfachkontierung einer Position
• Zuordnung u. Bewertung auf Chargenebene
2.11 Kontierung
• Kontenzuordnung zum Zeitpunkt der Bestellung / Lieferung / Rechnung aus
– Stammdaten / Tabellen
– manuell je Position
• optionale Zusatzkontierungen Anfragen über Selektionskriterien
– Kostenstelle, Kostenträger
– Fertigungsauftrag, Kundenauftrag
– Inventarnummer, Anlagegut
– Projektnummer
2.12 Bonus / Werbekostenzuschuss
• Vereinbarungen je Lieferant oder auf Verbandsebene
• Unterstützung von Staffelmengen und Staffelwerte
• Erstellung v. Bonus/ WKZ- Abrechnung
• optional automatische Übergabe in Finanzbuchhaltung
• Verrechnung der Boni / WKZ in Endstandspreise